Você sente, às vezes, que metade do seu dia de trabalho é participar de reuniões? Talvez isso tenha se intensificado durante a pandemia. Verdade seja dita, por mais que esse seja um dos formatos mais usados na dinâmica de trabalho, não quer dizer necessariamente que é a melhor forma, por exemplo, de ter ideias ou de avançar com alguns projetos.

Paul Arden, autor do livro “Tudo o que você pensa, pense ao contrário” e diretor criativo por muitos anos, afirma que reuniões são para quem não tem o que fazer. “Os verdadeiros jogadores não precisam encenar o jogo da reunião. Eles arregaçam as mangas e partem pro trabalho”, escreve. Com certeza esse conselho é polêmico e pode gerar incômodos na maneira como gerimos nossas equipes hoje, mas é algo a se pensar. Qual é efetivamente o seu objetivo com uma reunião? Esclarecer pontos, trocar ideias, fazer um brainstorm, alinhar expectativas? Agora repense as últimas reuniões que você teve: os objetivos foram claramente alcançados no final? Houve uma resolução?

Fonte: The New York Times

É aí que entra a ideia do livro ‘The Workshopper Playbook”, do designer Jonathan Courtney. Depois de se formar, Jonathan foi trabalhar em uma grande empresa de tecnologia. Era o seu sonho. Em menos de um ano no trabalho, ele começou a se frustrar com o excesso de reuniões. Ele, então, decidiu criar uma agência, a AJ Smart, em Berlim, com um amigo e o mesmo problema passou a acontecer com seus clientes. 

Já desgostoso, em uma viagem de negócios, ele acabou criando o que hoje é um formato de trabalho multiplicado em várias empresas que o contratam. Baseado na técnica de design sprint do seu guru Jake Knapp, ele desenvolveu o que chama de função workshopper. Essa pessoa funciona como um grande facilitador dos encontros. Encontros que poderiam ter sido reuniões, sabe? 

O workshopper tem a função de guiar a equipe para a resolução de problemas e garantir saídas mais simples para processos. Suponhamos que você queira atuar como facilitador, vamos levar para o lado prático da coisa?

Você tem que montar um plano de conteúdo para um cliente ou você precisa organizar um evento de final de ano na sua empresa. Nestes dois casos, você possivelmente reuniria a sua equipe para uma rodada de ideias, né?

De forma não planejada, cada um teria que sugerir ideias ali durante a reunião. O que acontece nesses casos, de acordo com Jonathan que trabalhou por muitos anos com grandes empresas, é que as reuniões se alongam em discussões sem fim e ao final não há resolução. Para tanto, é necessário marcar uma nova reunião, de follow-up, para chegar a uma conclusão e realinhar os pontos da primeira reunião. 

Não sei vocês, mas isso não parece muito produtivo. Pense que, no meio dessa dinâmica, cada pessoa da equipe tem os seus afazeres, as suas responsabilidades e os seus deadlines para cumprir. Não é realmente um ambiente propício para o florescimento de ideias, concorda?

Fonte: We and the Color

“Os times perdem muito tempo discutindo, andando em círculos e não chegando a lugar nenhum. Sendo assim, eles deixam de fazer o que eles deveriam estar fazendo. Isso acontece porque a dinâmica de trabalho em equipe é problemática”, escreve Jonathan. Ele explica que muitas vezes o que acontece numa reunião de brainstorming, por exemplo, é que a pessoa mais enérgica e extrovertida acaba dominando a pauta com suas ideias e uma pessoa mais tímida ou mais observadora não tem coragem de levar suas ideias. 

Sendo assim, a proposta do The Workshopper é trabalhar da seguinte maneira:

Dica 1: o encontro é em grupo, mas o trabalho é feito individualmente. O que isso significa? Todos estão ali com o mesmo objetivo: querer apresentar uma solução para o problema. Seja um evento de final de ano, um plano de conteúdo, uma campanha que precisa sair. Só que as pessoas vão cumprir o passo a passo sozinhas. 

Dica 2: é aqui que entra o papel do facilitador ou do chamado workshopper. Ele vai guiar a equipe para que as pessoas ali só se preocupem em criar. Então, por exemplo, essa pessoa pode ser alguém de fora que trabalha com isso ou você mesmo, chefe da equipe.

O passo a passo de um workshop simples funcionaria assim:

Apresentação do problema
> Tempo pré-definido para cada um escrever ideias em post-its. Aqui é importante frisar que são ideias. Independentemente de serem boas ou ruins. 

Vale ressaltar que ao final desta etapa, as ideias serão apresentadas de forma anônima. Então, pode se jogar!

Aqui, o facilitador deve ficar atento. Caso alguém fique parado, sem escrever, olhando pro nada como se estivesse pensando, você deve interferir. As pessoas precisam estar produzindo ideias (qualquer ideia) nesses minutos designados para isso.

> Após o tempo estipulado, o facilitador vai organizar todos os post-its no quadro e as pessoas vão votar com cores em cada um dos papéis dispostos. 

> A partir daí, o facilitador deve fazer uma seleção das melhores ideias. 

> A etapa a seguir é discutir soluções em potencial baseadas nessas ideias. 

> Por fim, o facilitador vai auxiliar o time a elencar os próximos passos, já considerando os prazos. 

Isso significa que o encontro tem começo, meio e fim. Além de ações para serem desdobradas pela a equipe individualmente. 

O livro completo em PDF você pode ler aqui.